Pour atteindre ses objectifs et assurer sa bonne gestion, une entreprise doit se piloter à la performance. Le contrôle de gestion permet cela. En analysant toutes les données des différents services de l’entreprise le contrôleur de gestion relève différents insights. Ainsi il éclaire le chef d’entreprise dans sa prise de décisions stratégiques. Découvrons quels sont les différents outils du contrôle de gestion.

Trois grands familles d’outils de contrôle de gestion

Il existe plusieurs outils de contrôle de gestion. Ces outils sont tous complémentaires. On peut toutefois les classer en 3 grandes familles :
– prévisionnels et budgétaires
– contrôle (comptabilité générale et analytique)
– pilotage et de communication (reportings et tableaux de bord)

Les outils budgétaires du contrôle de gestion

Les capacités financières de l’entreprise sont-elles adaptées à la stratégie globale ? Le budget prévisionnel (avec différentes versions et scénarii possibles en termes de ventes ou d’investissement) répond à cette question. Il permet ainsi de prévoir les changements et d’accompagner la stratégie.
Le budget se construit sur des données passées et actuelles afin d’effectuer une estimation des dépenses et recettes à venir, de manière réaliste. Et ainsi d’anticiper le résultat de l’entreprise.

Avec un budget prévisionnel le contrôleur de gestion peut planifier les encaissements et décaissements, les besoins en recrutement, et en trésorerie. Le suivi entre le prévisionnel et le réel permet de mettre en place des actions correctrices si nécessaire. Et ainsi de sécuriser l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

Pour créer un budget prévisionnel vous pouvez utiliser excel. Cependant il existe des solutions budgétaires spécifiques qui permettent un gain de temps et évitent les erreurs.

La comptabilité générale

La comptabilité générale est obligatoire pour une entreprise. C’est une source de données indispensable et elle est à la base de la comptabilité analytique. Avec la comptabilité générale le contrôleur de gestion a une vue d’ensemble sur tous les flux financiers de l’entreprise (entrants et sortants). Il a également une visibilité globale sur l’actif et le passif de l’entreprise.

Avec ces données, le contrôleur de gestion livre des résultats et effectue des analyses (marges, ratios…) Il peut également réaliser des comparaisons de performances avec la concurrence. Cependant la comptabilité générale est moins précise que la comptabilité analytique.

La comptabilité analytique

C’est un outil indispensable bien que non obligatoire. La comptabilité analytique permet une meilleure mesure de la performance de l’entreprise. En effet elle est plus précise, notamment sur les coûts de chaque département de l’entreprise ou de chaque catégorie de produits.

Contrôle de gestion et reporting

Le reporting est une présentation des résultats de l’entreprise et de ses indicateurs sous forme de rapport d’activité.

Ainsi il permet aux dirigeants de visualiser globalement et rapidement les performances d’un groupe d’entreprises, d’un produit ou d’un service. Il existe différents types de reportings : financiers, commerciaux, RH, ou d’activité en fonction des données utilisées.

Comme les données sont présentées de manière visuelle, le reporting est très utile pour échanger sur les résultats d’activité, au sein d’une équipe par exemple.Pour réaliser un reporting, vous pouvez utiliser excel mais une solution digitale et automatisée est préférable.

Le tableau de bord

Le tableau de bord est un outil de communication et de pilotage de référence pour le contrôle de gestion. Plus précis que le reporting il aide à la prise de décisions stratégiques. Il est constitué à partir d’indicateurs clé et non de données brutes. Il est utilisé quotidiennement.

Cet outil met en lumière les difficultés, les performances. Par conséquent il est très utile pour les managers qui peuvent si nécessaire mettre en place des actions correctrices.

Contrôle de gestion : Quelle utilité pour les PME et ETI ?

Tous les outils cités précédemment ne sont pas indispensables, en fonction de la taille de l’entreprise. Cependant mieux vaut ne pas se limiter à un seul d’entre eux.

De plus, la saisies des données financières peut s’avérer très chronophage. Si l’entreprise se développe, préférez une solution de pilotage de la performance et automatisée plutôt que la saisie manuelle. Idem pour les solutions de reporting. Vous trouverez aisément des outils pour gagner du temps et faciliter la collaboration entre les équipes.

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L’équipe NOVANCES Gestion Finances

Les frais professionnels jouent un rôle essentiel dans la vie quotidienne des entreprises. Ils englobent les dépenses engagées par les employés dans le cadre de leurs activités professionnelles, telles que les déplacements, les repas d’affaires et les fournitures. Cependant, il est primordial de bien comprendre les obligations légales associées à ces frais et de mettre en place un processus interne efficace pour faciliter leur gestion. Dans cet article, nous explorerons les concepts clés des frais professionnels, les obligations légales qui les entourent, ainsi que le rôle crucial du directeur administratif et financier (DAF) dans l’accompagnement d’un chef d’entreprise pour optimiser la gestion des notes de frais de ses équipes.

Les frais professionnels : obligations légales et remboursement

Les frais professionnels désignent les dépenses supportées par les employés dans le cadre de leurs missions ou de leurs déplacements professionnels. Ces frais peuvent comprendre :

• les transports,
• l’hébergement,
• les repas,
• les frais de représentation,
• et d’autres dépenses nécessaires à l’exercice des activités professionnelles.

Les obligations légales varient d’un pays à l’autre, mais généralement, les entreprises sont tenues de rembourser les frais professionnels de leurs employés dans les limites définies par la législation en vigueur. Il est crucial de se familiariser avec les réglementations spécifiques de chaque juridiction afin d’assurer la conformité et d’éviter d’éventuels litiges.

Mise en place d’un processus interne pour faciliter la gestion des notes de frais

La gestion efficace des notes de frais requiert la mise en place d’un processus interne bien structuré. Tout d’abord, il est essentiel de fournir aux employés des directives claires et détaillées sur les frais admissibles et les justificatifs requis. Ensuite, l’utilisation d’outils numériques tels que des applications mobiles ou des plateformes en ligne facilite la saisie et le suivi des notes de frais.

Ces outils permettent aux employés de soumettre rapidement leurs dépenses et aux responsables de les approuver ou de les rejeter en temps réel. Enfin, la mise en place de politiques de remboursement régulières et transparentes contribue à instaurer une relation de confiance entre l’employeur et les employés, tout en garantissant une gestion rigoureuse des dépenses.

Le rôle stratégique du DAF dans l’optimisation de la gestion des notes de frais

Le directeur administratif et financier (DAF) joue un rôle clé dans l’optimisation de la gestion des notes de frais au sein de l’entreprise. En collaborant étroitement avec le chef d’entreprise, le DAF peut élaborer des politiques et des procédures claires en matière de frais professionnels, en s’assurant de leur alignement avec les obligations légales en vigueur.

De plus, le DAF peut superviser la mise en place d’outils de gestion des notes de frais, garantissant leur convivialité et leur intégration avec les systèmes de comptabilité existants. Le DAF peut également mettre en œuvre des contrôles internes pour détecter les éventuelles erreurs, les dépenses excessives ou les fraudes. Grâce à son expertise financière et à sa compréhension approfondie des processus internes, le DAF est un partenaire essentiel pour accompagner le chef d’entreprise dans la gestion efficace et transparente des frais professionnels.

La gestion des frais professionnels est un aspect essentiel pour assurer une entreprise performante. En comprenant les frais professionnels et les obligations légales qui y sont associées, les entreprises peuvent éviter les problèmes de conformité et maintenir une relation de confiance avec leurs employés. La mise en place d’un processus interne bien structuré facilite la gestion des notes de frais, en utilisant des outils numériques et en définissant des politiques claires. Le rôle du DAF est crucial dans ce processus, en offrant une expertise financière et en veillant à la mise en œuvre de bonnes pratiques. En travaillant de concert, le chef d’entreprise et le DAF peuvent garantir une gestion efficiente des frais professionnels, contribuant ainsi à la réussite globale de l’entreprise.

L’équipe Novances Gestion Finances

Les PME sont concernées par la lutte contre le réchauffement climatique et les enjeux du développement durable. Le reporting extra financier est un outil d’optimisation qui peut contribuer à assurer la durabilité d’une entreprise.

Piloter durablement la croissance

Analyser les résultats de la gestion de l’entreprise est un très bon moyen d’identifier des opportunités, des menaces et des possibilités d’amélioration pour celle-ci. La déclaration de performance extra financière (DPEF) est un outil d’amélioration qui peut permettre de  pérenniser la durabilité d’une entreprise.

Anticiper la réglementation

De plus, la législation européenne en matière de reporting extra financier se renforce. En effet, dès 2024, les PME de plus de 250 salariés seront soumises elles aussi à cette obligation.

Certaines informations laissent penser que le reporting extra financier pourrait s’imposer à l’ensemble des PME. Ainsi l’Union européenne pourrait atteindre ses objectifs de développement durable.

Se différencier de la concurrence et améliorer son image de marque

De plus en plus de fournisseurs et sous-traitants intègrent le respect des critères environnementaux dans leur choix, que ce soit pour répondre aux exigences des marchés publics ou des grandes entreprises. Les pouvoirs publics contraignent en effet ces dernières à rendre leur chaîne de valeur responsable.

Par ailleurs, chez les jeunes diplômés comme pour une grande partie des Français, le développement durable est un sujet majeur de préoccupation. Les entreprises font l’objet d’une surveillance accrue de leur performance extra-financière. À tel point que l’engagement d’une entreprise dans la RSE et la publication d’un reporting extra-financier ont également un impact sur la fidélité de ses salariés.

Enfin, investir dans un reporting extra financier permet d’éviter le green washing.  Mettre en avant de faux arguments sans réellement avoir mis en œuvre de véritables changements dans l’entreprise aurait des impacts négatifs en termes de communication.

Comment réaliser son rapport extra-financier ?

En 2017 et 2019 la commission européenne a publié des lignes directrices pour la communication d’informations non financières. Ces indicateurs sont proposés par la Taskforce on Climate-related Financial Disclosures (TCFD).
Les entreprises peuvent choisir d’autres référentiels, par exemple ceux proposés par la Global Reporting Initiative (GRI), le Sustainability Accounting Standards Board (SASB) ou le Climate Disclosure Standards Board (CDSB).

Focus sur les indicateurs figurant dans le reporting extra financier

Les PME doivent inclure dans leur déclaration de performance extra financière annuelle des informations concernant la prise en compte par l’entreprise des conséquences sociales et environnementales (article L. 225-102-1 du Code de commerce).  Ce sont les informations concernant les engagements sociaux, les actions contre la discrimination, etc. Le rapport doit inclure les risques liés à l’activité de l’entreprise ainsi que sa politique d’identification et de prévention.

Par ailleurs les entreprises doivent également rendre compte de :

• Leurs émissions de gaz à effet de serre (GES), à travers la publication d’un bilan carbone détaillé ;
• L’utilisation des ressources naturelles ;
• Leurs impacts sur la biodiversité.

Nos experts DAF à temps partagé peuvent également vous accompagner dans la réalisation de votre reporting extra financier, contactez-nous !

L’Équipe NGF

Gestion de trésorerie pour les PME : pourquoi est-il essentiel de gérer efficacement sa trésorerie en tant que PME ?

Pourquoi est-il essentiel de bien gérer son flux de trésorerie en tant que PME ?

En effet, les dirigeants de PME ont tendance à concentrer leurs efforts sur la croissance de l’entreprise et sa rentabilité. Ainsi, ils réalisent un contrôle des flux de trésorerie à l’aide de relevés bancaires. En revanche, une entreprise rentable qui développe son activité a souvent des besoins importants en fonds de roulement (BFR) et en trésorerie. Pour assurer la croissance de l’entreprise, il est essentiel d’assurer un suivi régulier et précis de la trésorerie. Il convient également d’anticiper les évolutions futures.

En quoi la gestion de la trésorerie des PME est-elle particulière ?

La plupart des PME rencontrent en réalité des problèmes très similaires à ceux des grandes entreprises. Elles ont souvent plusieurs banques et comptes bancaires. Elles effectuent des paiements groupés ou ponctuels, gèrent les devises et les financements. En outre, elles sont vulnérables à la fraude.

Elles ne disposent cependant pas des mêmes ressources pour faire face à ces enjeux. Les PME ont rarement un poste à temps plein entièrement consacré à la gestion de la trésorerie. Le responsable est généralement le comptable ou le directeur financier. De plus, il est également chargé d’une multitude d’autres responsabilités.

Par conséquent, cette personne a peu de temps à consacrer au suivi bancaire quotidien. Il est donc essentiel de disposer d’une solution à la fois simple et efficace pour automatiser ces procédures et fournir des informations pertinentes à la direction.

Quels sont les outils disponibles pour piloter la trésorerie d’une PME ?

Une multitude solutions existantes

Les logiciels de comptabilité disposent rarement de fonctionnalités permettant de récupérer les relevés bancaires et de suivre les flux financiers.

Il existe des logiciels métiers de gestion de trésorerie, mais ils sont conçus pour les grands groupes. De plus, ces outils sont souvent onéreux, mais surtout, ils sont difficiles à utiliser pour un non-spécialiste, un non-trésorier.

Enfin, il ne faut pas négliger la sécurité. En effet, la fraude aux virements est encore une réalité qui touche tous les types d’entreprises. D’autant plus que quand on est une PME et que l’on est victime d’une fraude, les conséquences peuvent être très lourdes. Elles peuvent aller jusqu’à mettre en péril la survie même de l’entreprise.

Privilégier un logiciel pour PME

Par conséquent, il est essentiel de privilégier un logiciel de trésorerie développé pour les PME. Un logiciel dont les fonctionnalités complètes ne se limitent pas à la surveillance des soldes. Comme indiqué précédemment, les PME sont confrontées à toute une série de défis. La sécurité, le reporting, le suivi des financements et des investissements, les comptes en devises étrangères, le contrôle des frais bancaires et des commissions, les comptes intra-groupes s’il y a des filiales, et toutes les tâches nécessaires à la gestion de la trésorerie doivent donc être inclus dans la solution.

Une solution tout-en-1

Par souci de gain de temps, le logiciel doit pouvoir automatiser toutes les opérations régulières et chronophages. Par exemple, obtenir chaque matin les relevés de chaque banque ou rapprocher les écritures avec la comptabilité.

Avant tout, dans un souci de simplification, la solution idéale est de réunir toutes les fonctions de paiement et de gestion de trésorerie dans un même outil. Il faut donc disposer d’un point d’accès unique permettant aux utilisateurs de saisir les paiements, de les envoyer de manière sécurisée à toutes les banques et d’obtenir les tableaux de bord nécessaires au suivi et à l’anticipation de la trésorerie.

À cet égard, une solution intégrée, telle qu’iPaidThat, qui offre un lieu unique et sécurisé pour tous les processus de trésorerie, répond au besoin d’automatisation, de simplification et de sécurité de la PME.

L’Équipe NGF